Fini le tri manuel de documents
Vos équipes perdent des heures à trier et rediriger les documents reçus ? Avec notre automatisation Routage Intelligent de Documents, l'IA analyse automatiquement chaque document reçu (email, upload, scan), identifie son type et son contenu, puis l'achemine instantanément vers le bon département avec les métadonnées extraites et prêtes à l'emploi.
Le problème
Chaque jour, votre entreprise reçoit des centaines de documents par email, formulaires web ou scanner : factures, contrats, CV, commandes, demandes SAV... Un employé doit ouvrir chaque document, comprendre de quoi il s'agit, extraire les informations clés, puis le transférer au bon service. Résultat : goulots d"étranglement, retards de traitement, erreurs d'aiguillage et frustration généralisée.
Comment ça fonctionne ?
Réception multi-canal
N8N surveille plusieurs points d'entrée : boîte email générique (contact@, info@), formulaires web, dossier partagé, scanner réseau, ou plateforme de signature électronique. Chaque nouveau document est intercepté immédiatement.
Extraction et conversion intelligente
Le système extrait le texte des PDFs, images (OCR), emails et documents Word. Il analyse aussi les métadonnées : expéditeur, objet, date de réception, taille du fichier.
Classification par IA
L'IA (Claude, GPT-4) analyse le contenu et identifie le type de document avec un score de confiance : facture fournisseur, facture client, contrat de prestation, contrat de travail, CV, bon de commande, demande SAV, rapport, devis, etc. Plus de 20 catégories pré-configurées, personnalisables selon vos besoins.
Extraction de données structurées
Pour chaque type de document, l'IA extrait les champs clés : Factures (numéro, montant, date, fournisseur, TVA), Contrats (parties, date début/fin, montant, clauses importantes), CV (nom, email, téléphone, expérience, compétences, formation).
Routage automatique intelligent
Selon le type et le contenu, le document est automatiquement routé : Factures → Comptabilité, Contrats → Juridique, CV → RH avec matching automatique des postes ouverts, Commandes → Service commercial, SAV → Support client avec priorité selon urgence.
Notification enrichie
Le département concerné reçoit une notification (email, Slack, Teams) avec : résumé du document, données extraites pré-formatées, niveau de priorité, lien direct vers le document, et actions suggérées (valider, traiter, archiver).
Intégration et archivage
Le document et ses métadonnées sont automatiquement ajoutés aux systèmes appropriés : factures dans le logiciel comptable, CV dans l'ATS, contrats dans le GED avec signature électronique si nécessaire. Archivage automatique avec nomenclature standardisée.
Gestion des cas ambigus
Si l'IA n'est pas certaine (score de confiance <80%), le document est placé dans une file de validation humaine avec les suggestions de l'IA. Chaque correction humaine améliore le modèle pour les prochains documents similaires.
Les bénéfices concrets
Cas d'usage idéaux
Services comptables
Triez automatiquement factures fournisseurs, notes de frais et reçus
Départements RH
Classez CV, contrats de travail et documents administratifs automatiquement
Services juridiques
Routez contrats, accords et documents légaux vers les bons avocats
Grandes entreprises
Gérez des milliers de documents entrants par mois sans embouteillage
Services clients
Triez demandes SAV par urgence et type de problème automatiquement
Centres de services partagés
Centralisez et distribuez les documents de plusieurs entités
Cette automatisation fait partie de notre offre Gold
Seulement 119 CHF/mois pour réduire de 80% le temps de traitement et atteindre 95% de précision.